Nodo System : 為之於未有 治之於未亂 : 小企業與公益團體專用的管理 整合 行銷 決策軟體
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誰需要整合管理軟體 :
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. 介紹一個小企業整合管理系統, 有時候會不知從何解釋起,
. 主要原因是每個人需求不同, 電腦程度不同,
. 說多了嫌煩, 說少了不懂,
. 請選擇下列適當的書籤, 也許會比較簡單清楚:
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不太會使用電腦
正在使用 OFFICE,EXCL,WORD..., 運行順暢.
正在使用 OFFICE,EXCL,WORD..., 運行不太順暢.
正在使用 ERP,CRM,SCM....
曾經試圖建立整合管理系統, 不太成功, 可能的原因及我們的建議.
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不太會使用電腦
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. 問題大了, 不過不必擔心, 只要有耐心,
. 按部就班, 花點時間看下去一定會看的懂的,
. 因為我們就是想要用白話文說明的.
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正在使用 OFFICE,EXCL,WORD..., 運行順暢.
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. 真的沒問題嗎?
. OFFICE,EXCL,WORD...像是泡麵, 口味固定方便快速, 但有礙健康,
. 整合管理系統像家常菜或大餐, 需要新鮮食材, 不斷的用心學習,
. 雖然開始可能耗時費力, 但健康好吃,
. 只要學會了買菜做飯, 一輩子快樂無窮
. 使用 OFFICE,EXCL,WORD..是典型的手工作業電腦化
. 手工作業電腦化大部分均為事後紀錄,
. 工作會變的重複無趣繁瑣沒效率, 很難將工作當作玩耍,
. 更談不上 為之於未有 治之於未亂
. 而整合管理系統是將手功作業改為電腦作業
. 大部分工作均由電腦取代, 除了輸入基本資料外
. 人腦只做該做的事:思考設計創造玩樂..
. 更重要的是可以規劃前途預知未來,
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正在使用 OFFICE,EXCL,WORD..., 運行不太順暢.
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. 如果有下列問題, 可能不只需要OFFICE,EXCL.., 而是一個整合軟體
. 經常忘記 老是錢不夠用
. 員工經常為權責爭執不休 不太清楚應收應付帳款
. 經常犯錯 不太清楚真正賺賠及其原因
. 經常延誤 存貨不準
. 經常找東西或資料
. 請看一下管理整合軟體能做甚麼 :
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正在使用 ERP,CRM,SCM....
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. 不論目前使用的軟體好不好, 請看一下我們的想法 :
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. 整合需要自己的努力, 適當的硬軟體,
. 硬體除非特殊行業不必太先進, 暫不討論,
. 列出下列清單也許可以釐清一些事實
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管理整合軟體應具備的條件
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. 摘要 說明 使用者應有的配合
. 測試 提供完整測試環境 一定要仔細測試下列每個細節
. 文件檔案的正確分類 完整文件清單 比對是否與現狀相符
. 文件檔案的正確存放 設定負責員工及存放位置 齊全按時序存放
. 輸入電腦 最好與原始文件相同或不必太多解釋就可操作 即時正確
. 基礎作業 容易明白的圖說, 可節省教學成本. 即時正確
. 輸出文件與報表 完整合用或可以用簡單方式自行設定格式 在確定使用軟體之前, 一定要測試輸出文件與報表是否齊全及合用.
. 各部門資訊整合 容易明白的整合圖說 即時正確
. 自我管理 權責分明 設定每個工作的負責人
進度及異常 基層員工及主管要能簡單快速知道進度及異常有多少
完整的互相勾稽 各種有關聯的工作均應有互相勾稽的方法,以避免少數人欺上瞞下.
完整的外來資訊勾稽內部作業 各種外來資訊均應有勾稽內部作業的方法,以確定不會有弊端發生.
. 老闆與主管 分析資料要能不假手任何員工直接從原始資料自動重新計算, 相關主管要能善用分析資料做出決策
並能一路追蹤到各部門每一個細節
報表最好能以簡單邏輯呈現, 也要容易判讀.
. 多公司管理 遠距遙控:要有各種不同的方法.
互通時要用最原始基本資料而非報表.
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曾經試圖建立整合管理系統, 不太成功, 可能的原因及我們的建議.
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. 不成功的原因 建議
. 大張旗鼓, 再而衰, 三而歇. 從最需要 e 化的部分, 慢慢一點一點建置, 尤其需要傳承的事更應循序漸進.
. 過於重視自己擅長或熟悉的部分 多多了解
. 忙的沒時間 如果常常忙的有效果又快樂, 請繼續努力更快樂一點.
如果常常忙於不知道忙甚麼, 要不要換工作了?
如果常常忙於偷懶, 我喜歡.
如果常常忙於救急, 請痛定思痛, 一點一滴善用電腦逐步解決.
. 堅持用自己習慣的方法工作, 卻想達到不可能的目標. 要得瓜先種瓜, 要相信可靠的專業.
. 開始不錯, 無法持久. 除了主管要嚴格要求外, 軟體要有簡單有效的方法知道哪裡有問題.
. 無法判斷甚麼是適合自己的軟體. 先試用, 後付錢, 或找些不用錢的軟體, 不合用要及時停止,
可能損失些精神時間, 至少能學到教訓也不花錢.
. 賞罰不清, 導致參與員工不願配合 對默默努力有績效的員工要大大鼓勵, 也要容許開始的誤失,
更應選擇可以評估工作效果的軟體.
. 導入新系統後, 要花更多精神時間管理所有工作, 以致無以為繼. 應選擇可以簡單紅綠燈及圖表控管的軟體,
包括 進度, 異常, 各部門互相勾稽, 外來資料勾稽內部作業...
或請外來顧問定期提出控管報告, 當然, 老闆也得堅持員工改進才行
. 無法說服參與員工改變工作習慣或放棄既得利益 老闆責無旁貸, 請堅定信心一定要成功, 或許才能成功.