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資金的全面控管 : 現金與銀行 :
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. 收支時序的探討
. 銀行記錄與總帳應逐筆相符 + 全自動的異常記錄與調節
. 資金調度
. 應收付票據=全自動
. 應收付帳款與預算
. 後記
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收支時序的探討
. 三十年前我問會計:為什麼收入這麼多,還是沒有錢?會計沒大沒小粗魯的回答:你不懂少囉嗦。
. 二十年後,我還是似懂非懂,如果真要知道就要查帳查很久,
. 至少會計會小心有禮貌的回答:對不起,因為種種原因,所以沒錢。再過了十年,
. 終於我們在電腦應用上不用問會計就找到了答案,可以按一個鍵就知道各銀行最近正確的餘額及總餘額,
. 也可以按一個鍵去比對所有帳上有關銀行的記錄與真正銀行
. 而且並不需要讀會計書上會計課,如何做到的呢?如果
. 有興趣請看下面的邏輯:
. 1. 首先假設銀行記錄應該是正確的,所以假設是因為偶爾銀行也會錯。
. 2. 要做到完全控管現金與銀行先要讓帳冊資料與銀行資料完全逐筆對應。
. 3. 要逐筆對應就必需在製作傳票時完全符合銀行記錄。
. 4. 而製作逐筆對應的傳票必需有方法有秩序,請看圖。
. 傳統現金與銀行的收支方式
. 支出部份是我們可以控制的秩序,但在收入方面因各企業收入來源不同
. ,控管方式不同,比如:電匯、支票、現金、出納收款、業務員收款、等等,不在此
. 贅述。
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. 建議的現金與銀行收支方式
. 如果能按照下圖的方式記錄及輸入電腦,自然我們會在帳冊中看到與銀行記錄完
. 全相符的資料,千萬記得慎其始,也就是按照發生的時間詳實記錄收支的所有相關文
. 件,包括日期、包括帳戶、對象、科目、支票號、到期日、金額、存到那一個銀行、
. 訂單號或收付員工等等,如果有需要的話,每一個欄位都會跟將來的工作有關係。
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銀行記錄與總帳應逐筆相符 + 全自動的異常記錄與調節
. 做完了以上的按照時序的記錄,一個好的系統,應該會自動的做出全部銀行的記
. 錄與總帳的有關銀行的分錄去做比對,可以選擇全部銀行也可以選擇任何一個銀行做
. 比對,可以看全部的記錄也可以只看異常的記錄去做比對,另外應該也可以自動做出
. 任何時間的調節表。
資金調度
. 見圖,資金調度應該是可以在設定好日期之後的某一段時間,比如說從設定日開
. 始的一個月內的每一個銀行的進出金額及總餘額列出,這樣子就可以知道每一個銀行
. 己經掌握的資金流動情形,安排好應該從那個銀行調度多少金額到那個銀行去,圖上
. 所 show 出來的是所有銀行加上現金的總資金的餘額與收跟支的總額度,,如此比較
. 容易判斷,大概在什麼時候會缺多少錢,因為一看就知道。
應收付票據=全自動
應收付帳款與預算
後記
. 也許有些,事實上是很多,會計都會抱怨,這麼做我不習慣,或者煩死了,
. 那我不是開房租一年十二個月的預付款支票要打十二次,或者我收到八張支票要打八張收到票據傳票嗎?
. 是的,請看原因:
. 簡化作業固然很好,但這麼做不符合第五版的 Accounting Principle 第13-4頁
. 中會計資料的特性的
. 1. Usefulness:資料不足,增加後續工作
. 2. Understand ability:別人看不懂
. 8. cumpletenses :資料不完整
. 我們常看到會計很忙很煩,依照我們的經驗,大部份是因為沒有在事情一開始做好做仔細,
. 也沒有一個好的工具去記錄,以前面八張應收票據為例,如果只打一筆分錄,
. 到票據到期時,可想而知,八張不同兌現日期的票據如何沖轉、追溯及管理了。
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