Nodo System : 為之於未有 治之於未亂 : 小企業與公益團體專用的管理 整合 行銷 決策軟體

時序 : e 化的第一步 :
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.	回歸自然的時序
.	訊息,文件與電腦資料 : 可控制與不可控制的時序
.	時序記錄的一些建議
.	如果現行作業的順序與自然時序不同時
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.	我們一定都有經驗，找不到一份文件、找不到一個檔案、找
.	不到鉛筆、找不到....。我以前就常想人一生中，花在找東西的時間，應該
.	至少佔了醒的時間的一半，生命就如此浪費了；為什麼會這樣呢？便宜行事
.	應是罪魁禍首，也就是沒有將東西按順序放好。以前聰明的我會想，我一定
.	會記得，有空時再來放就行了，如果有兩個人以上的環境，自私的我就出現
.	了，反正大家都亂放、反正會有人整理、反正沒人知道，或者找不到最好，
.	老闆會買新的。
.	如何解決呢？按順序分門別類的放好。
.	尤其有關企業的資源複雜又龐大，我們嘗試各種不同的分類、各種不同
.	的因果，漸漸的找到了竅門，將中小企業內通用的資源，依其因果關係規劃
.	了自然的分門別類，剩下的就是按照時間的順序輸入電腦，看起來很簡單的
.	樣子，可是真的按時序就好了嗎？當然不，不過巳經有了80% 成功的機會了。
回歸自然的時序
.	大部份人認為軟體不過是一個工具，其實不然，就算在電腦內的資料都
.	是正確即時的，如果無法對應外來的訊息、文件，效果仍舊會打一個很大的
.	折扣。電腦中有的一個合約在檔案夾中不見了，電腦上有的一個訊息沒有人
.	承認，只有當訊息文件在收集整理時直接按順序放好，記錄好且有人簽字負責，
.	再以此次序輸入電腦，所謂時序才是真正的大功告成。曾經有位客戶一直若
.	於應收帳款不清楚，老是責備會計人員不好好記帳，在看過他們的資料後，
.	發現真正的問題是業務部門並沒有依照順序將合約記清楚，甚或不做記錄，
.	我們的建議就是要求業務部門，記下所有正在進行及可能發生的專案，並輸
.	入電腦，三個月後應收帳款清楚了，連帶對尚未簽約的專案也能全面的追蹤
.	控管了，之所以要三個月，是因為業務部門反彈，他們認為工作增加了，事
.	實證明，改成時序的方法的三個月後，大家花在溝通找資料的時間顯著減少
.	，權責也更分明，不再有機會推委了。
訊息,文件與電腦資料 : 可控制與不可控制的時序
.	訊息與文件是源頭，輸入電腦只不過是keyin 的工作，而訊息與文件的
.	發生又要分企業體本身是否能控制其發生；可控制的比如：開出票據、開發
.	票、送出樣本書、顧用員工、出貨等等，這些因為企業本身能控制，在訊息
.	與文件的收集整理上比較容易有次序；可是有關不可控制其發生的訊息與文
.	件，比如：收到票據、簽訂合約、到貨、收到名片、..，在收集整理時就應
.	特別小心，如果不能有好的方式，好的制度，混亂於焉開始，我們為了預防
.	這類混亂，想出了許多解決方案，散見在各個子系統中。舉個例來說，各名
.	片的收集整理，這是一個企業資源的源頭之一，也是資產之一，如果任何一
.	個員工收到名片都能註明其性質、類別、關係及談話重點並輸入電腦，我們
.	往後不論在某性質廠商、某地區客戶、某專案關係人、某種商品的製造商，
.	都能不費吹灰之力列出清單，也就因為這樣，我們應該有一個名片總管，重
.	重的是每位員工都要將收到名片發生的細節記錄下來，再由名片總管有系統
.	的正確輸入, 並且將名片依序存放以備查核。
時序記錄的一些建議
.	1.最好誰做事，誰填入時序本，以釐清責任。例：甲口述由乙記錄並輸入，
.	2.每一工作的前後手或交接都應簽字
.	3.時序本最好按發生順序記，多人記同一本時序本時，如有先後稍差就沒有關係，
.	4.時序本最好是一個本子，而不是一張一張的，以免少了或掉了。
.	5.時序本應由專人保管，多人使用應由行政助理保管，書寫記錄時才拿出來用
.	6.保管文件的人最好也負責輸入電腦
.	7.如果企業文化是負責任的、有秩序的、不會遺漏的，可以不用簽字，
.	8.有些欄位中的資料是會變更的也應記入，例：專案的預定簽約日
.	9.文件記錄並不一定要包括全部資料，有時只要標題即可，比如：名片
.	.
.	應採用時序紀錄的事情
.		與順序有關的
.		有人要簽字負責的
.		方便追蹤的
.	不採用時序紀錄可能會發生的問題
.		文件忘了放那裡、亂放
.		文件漏了缺了, 出了問題沒人願意負責.
.		文件存檔沒秩序
.		要花很多時間找某個文件
.	如果現行作業的順序與自然時序不同時
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